Wanneer een organisatie de overgang maakt van een papieren naar een digitale administratie, zijn er bepaalde richtlijnen waaraan ze moeten voldoen. Ongeacht de specifieke methoden voor digitalisering, geldt nog steeds de wettelijke verplichting om documenten te bewaren. Waar moeten organisaties op letten bij het omzetten van papieren documenten naar digitale vorm?
Het belangrijkste uitgangspunt bij deze overgang is dat de digitale administratie en documenten minstens zo bruikbaar moeten zijn als de traditionele papieren versies. De inhoud van de gegevens moet ook overeenkomen. Om dit te bereiken, moeten enkele voorwaarden worden nageleefd. Dit omvat het implementeren van technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te behouden en te beveiligen. Het maken van een selectie van de originele documenten is niet toegestaan, aangezien dit in strijd is met de bewaarplicht. Het is van essentieel belang om de mogelijkheid te behouden om de gegevens flexibel en leesbaar te reproduceren. Bovendien moet rekening worden gehouden met de termijn voor het uitvoeren van een controle, wat mogelijk vereisten stelt aan de manier waarop de conversie wordt uitgevoerd. Houd daarom ook de uiteindelijke boekencontrole in gedachten bij de conversie.
Digitale documenten moeten dezelfde echtheidskenmerken behouden als hun papieren tegenhangers, waaronder watermerken, briefhoofden, logo’s en kenmerkende kleuren papier. Het gebruik van een kleurenscanner is daarom aan te raden. Daarnaast is de integriteit van de documenten van cruciaal belang. Dit betekent dat een document dezelfde vorm, inhoud en structuur moet behouden als op het moment van opmaak en ontvangst. Een factuur in de administratie moet bijvoorbeeld nog steeds herkenbaar zijn als afkomstig van de leverancier, met ongewijzigde inhoud.
Wanneer aan deze voorwaarden wordt voldaan, is het niet langer noodzakelijk om de originele papieren documenten te bewaren.
Zie ook deze uitgebreide folder van de Belastingdienst.
Hoe lang moet ik de administratie bewaren?
Bedrijfsadministratie
Voor een bedrijfsadministratie geldt dat je de administratie standaard 7 jaar bewaard.
Indien het bedrijf in het bezit is van (eigen op de balans aanwezig) onroerend goed dan is de bewaartermijn van de administratie 10 jaar.
Indien u uitstel krijgt voor het doen van de aangifte (via een accountant/belastingadviseur) dan dient u er rekening mee te houden dat u de termijn van uitstel meetelt bij de bewaartermijn. Gemakshalve is de bewaartermijn dan 1,5 jaar langer en wordt dan respectievelijk 7 + 1,5 = 8,5 jaar of 10 + 1,5 = 11,5 jaar.
Tot de bedrijfsadministratie behoort nagenoeg alles wat in het bedrijf aan correspondentie aanwezig is. Ook gemaakte offertes (wel of niet doorgegaan), werkbonnen, urenstaten, email correspondentie, agenda, kilometerregistraties, facturen, bonnen etc.
Personeel / Loongegevens
Voor loonbelastingverklaringen, gegevens loonheffingen, kopieën van ID-bewijzen, bijlage studenten- en scholierenregeling geldt een afwijkende bewaartermijn van 5 jaar na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. Voor correspondentie inzake personeel geldt een bewaartermijn van 2 jaar nadat de dienstbetrekking is beëindigd of eerder, namelijk zodra de gegevens niet meer nodig zijn. Dit geldt dan voor verslagen van functioneringsgesprekken, beoordelingen, getuigschriften, promotie/demotie correspondentie.
Particulieren
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren.
Hou er echter wel rekening mee dat u soms zelf moet kunnen bewijzen dat u op een aftrekpost recht heeft. Bijvoorbeeld als u een hypotheek heeft is het zeker van belang dat u de historie en het verloop van de hypotheekschulden en aan- verkoop van woning(en) bewaard. Zeker als u tussendoor bent verhuisd of een aanvullende hypotheek heeft genomen om bijv. te verbouwen. Mede door de beperking van de hypotheekrenteaftrek voor 30 jaar moet u ook later nog kunnen aantonen dat u recht heeft op een deel van de hypotheekrenteaftrek van (een deel van) die hypotheeklening. De 5 jaren bewaartermijn kan hiervoor dus veel te kort zijn om uw historie aan te tonen indien daar om wordt gevraagd.
